| DECLARACIÓN
DE PRIVACIDAD
La Fundación Canadiense para las Américas (FOCAL)
aprecia la confianza depositada por aquellos a quienes representa
y está comprometida a salvaguardar la privacidad de
empleados y socios, así como voluntarios, partes interesadas
y demás individuos o entidades cuya información
personal le ha sido encomendada.
De acuerdo con la Ley sobre la Protección de la Información
Personal y los Documentos Electrónicos, por "información
personal" se entiende toda aquella información
que permita distinguir, identificar o contactar a un individuo
específico. Tal definición excluye los datos
de contacto con fines de negocios o la información
a disposición pública. En los casos en que datos
domiciliares son utilizados como información de contacto
con fines de negocios, FOCAL no considera que los mismos sean
sujetos a amparo en la Ley. Asimismo, FOCAL no vende, alquila
o intercambia información personal o de contacto con
fines de negocios.
FOCAL solicitará solamente tanta información
personal como sea necesaria para asegurar una alta calidad
en sus servicios, la gestión eficaz de la asociación
y el cumplimiento de sus obligaciones para con usted y el
gobierno. Esta información se empleará únicamente
con fines claramente definidos, para mantenerlo informado
de las actividades, programas y servicios de FOCAL, y para
otros propósitos que puedan ser razonablemente considerados
como consecuentes con nuestra misión. Para retirar
su nombre de nuestros listados, usted puede contactar en todo
momento al Oficial para Asuntos de Privacidad.
La información personal proporcionada estará
bajo el resguardo de mecanismos de protección física,
electrónica y de carácter organizativo apropiados
que impedirán el uso no autorizado de la misma. La
información personal solo se conservará hasta
que sean alcanzados los objetivos mencionados. FOCAL se reserva
el derecho de, sin autorización previa, poner información
personal a disposición de terceros o de autoridades
pertinentes en caso de emergencia que implique amenaza para
la vida, salud o seguridad de un individuo, o si existen razones
de peso que indiquen que, al hacerlo, la asociación
contribuye a la investigación o prevención de
un acto de transgresión de las leyes o de la seguridad
de Canadá o de una de sus Provincias. La información
que deje de ser necesaria será destruida o suprimida.
Tras contactar al Oficial para Asuntos de Privacidad, usted
podrá tener acceso a la información personal
que FOCAL posea acerca de usted, excepto en el caso que tales
datos incluyan referencias a terceros individuos o no puedan
revelados por motivos legales o de seguridad. FOCAL se compromete
a enmendar rápidamente cualquier inexactitud en dicha
información.
El Oficial para Asuntos de Privacidad de FOCAL está
a cargo de la información personal obtenida, de su
protección y del acceso a la misma, así como
de la capacitación del personal, y de responder a las
solicitudes de información y reclamaciones del público
vinculadas a la cuestión de la privacidad. Las reclamaciones
deberán hacerse llegar por escrito al Oficial para
Asuntos de Privacidad, quien hará inmediato acuse de
recibo y dará respuesta a las mismas en un plazo de
30 días. Aquellas reclamaciones que no reciban solución
satisfactoria pueden hacerse llegar al Comisionado federal
para Asuntos de Privacidad.
Las reclamaciones o solicitudes concernientes a información
de índole personal confiada a FOCAL pueden ser dirigidas
a:
Donald R. Mackay
Oficial para Asuntos de Privacidad de FOCAL
Suite 720, 1 Nicholas Street,
Ottawa, Ontario K1N 7B7
Correo electrónico: focal@focal.ca
Tel: 1.613.562.0005
DERECHO DE ACCESO
Los individuos tienen el derecho a ser informados acerca
de la existencia, empleo y difusión de su información
personal, así como a tener acceso a la misma. Asimismo,
el individuo tiene el derecho de cuestionar si dicha información
es veraz y completa, y de enmendarla como sea pertinente.
Con la excepción del personal de FOCAL, toda solicitud
de acceso debe presentarse por escrito, acompañada
de prueba de la identidad o derecho de acceso del solicitante.
El personal de la asociación puede hacer la solicitud
verbalmente.
Restricción de acceso
En ciertas situaciones, FOCAL no podrá permitir acceso
total a la información que posee acerca de un individuo.
Las excepciones al derecho de acceso serán limitadas
y específicas y pueden incluir los casos en que:
-
Tal acceso revelaría información personal
concerniente a terceras partes, a menos que tales datos puedan
ser excluidos de la ficha personal, o se cuente con el consentimiento
de dicha tercera parte, o que la información solicitada
se necesite debido a una situación de amenaza para
la vida, salud o seguridad personal del solicitante
-
La información personal solicitada haya sido
requerida por una institución gubernamental para asegurar
el cumplimiento de leyes o efectuar una investigación
vinculada a tal propósito, así como para la
aplicación de leyes, la protección de la seguridad
nacional y la defensa de Canadá o la ejecución
de la política exterior canadiense
-
La información esté amparada en la
inmunidad del vínculo entre abogado y cliente
-
El otorgamiento de acceso a la ficha personal ponga
en riesgo la vida o seguridad de una tercera parte, cuyos
datos no puedan ser excluidos del resto de la información
solicitada
-
La información haya sido obtenida sin el conocimiento
o consentimiento previos de la parte interesada con fines
vinculados a la contravención de leyes de Canadá o una de sus provincias
-
La información sea producto de un proceso
formal de resolución de litigio.
Respuesta
Las solicitudes de acceso a información personal recibirán
respuesta de FOCAL en un plazo de 30 días. Si se confirma
la inexactitud o parcialidad de la información personal,
FOCAL rápidamente llevará a cabo las enmiendas
requeridas. En dependencia del carácter de la información
disputada, su enmienda implicaría la corrección,
omisión o adición de datos.
Costo del Servicio de Respuesta
A discreción del Oficial para Asuntos de Privacidad,
en los casos en que la recolección de la información
solicitada requiera el empleo de tiempo y esfuerzo excepcionales,
FOCAL podrá imponer honorarios de acuerdo con una tarifa
por hora previamente expresada. Antes de iniciarse el procesamiento
de la solicitud se deberá informar al individuo el
costo estimado de la misma.
CUMPLIMIENTO DE LA LEY
El cumplimiento por parte de FOCAL de lo estipulado en el
Acta sobre la Protección de la Información Personal
y los Documentos Electrónicos puede ser disputado mediante
el envío de reclamaciones o consultas por escrito dirigidas
al Oficial para Asuntos de Privacidad, quien les dará
curso de acuerdo al siguiente proceso:
- El Oficial para Asuntos de Privacidad inmediatamente
dará acuse de recibo por escrito
- El Oficial para Asuntos de Privacidad llevará
a cabo la investigación de las reclamaciones
- Toda reclamación o consulta recibirá
respuesta por escrito en un plazo de 30 días a partir
del recibo de la misma
- Si la reclamación tiene fundamento, FOCAL tomará
las medidas apropiadas, incluida la revisión de la
información personal y, si fuera necesario, la enmienda
de normas y prácticas de la asociación
- Si la reclamación no recibiera solución
satisfactoria, la misma puede someterse a la consideración
de la Junta Directiva, un mediador o árbitro independiente,
o del Comisionado federal para Asuntos de Privacidad.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL (IP)
Información almacenada electrónicamente
Los usuarios autorizados requerirán de alias y contraseña
para tener acceso a la red de FOCAL. Asimismo, el número
de recursos de información a disposición del
usuario se limitará de acuerdo con los grupos de los
cuales sea miembro. Los Protocolos (para el establecimiento
y uso) de contraseñas se describen en el manual para
las Normas de Utilización de la Red. Los ficheros personales
y de departamento están protegidos mediante permisos
de red. Las fichas específicas que contienen IP se
hayan bajo la protección adicional de contraseñas
establecidas por la persona que obtuvo la información.
Las copias de respaldo del sistema se guardarán bajo
llave en un gabinete a prueba de incendios con acceso restringido,
o en una caja de seguridad no ubicada en las oficinas de FOCAL.
Información almacenada en papel
- La IP deberá ser almacenada bajo llave en archivos
para ficheros a los cuales tendrán acceso solamente
el individuo que proporcionó la información,
el Oficial para Asuntos de Privacidad si fuera necesario,
y la(s) persona(s) que requiera(n) la información para
los fines con que se obtuvo. La IP será almacenada
de manera segura durante la noche, los fines de semana, y
cuando no esté en uso durante el horario de oficina.
- El Oficial para Asuntos de Privacidad tendrá copias
de las llaves.
RETENCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL (IP)
- La IP será retenida solamente hasta que se logre
el propósito con el cual se obtuvo, o mientras sea
necesario para el cumplimiento de requerimientos legales.
- La documentación que pueda ser requerida por la
Agencia de Aduanas y Rentas Públicas de Canadá,
otros departamentos federales o gobiernos provinciales, o
por entidades a cargo del financiamiento de proyectos -- si
el contrato así lo estipulara --, será retenida
durante el período especificado a continuación:
- Gobierno federal o provincial - 7 años
- Entidades a cargo del financiamiento de proyectos
- según lo estipule el contrato pertinente o el Acuerdo
de Contribución
DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL (IP)
Información almacenada electrónicamente
El personal de FOCAL tiene la responsabilidad de suprimir
periódicamente la IP contenida en sus torres de red
individuales. Cada departamento designará a un miembro
de su equipo para llevar a cabo dos veces al año la
supresión de IP contenida en las torres de red del
departamento. La responsabilidad principal por las prácticas
de gestión de la información almacenada electrónicamente,
así como por la expurga eficaz de IP contenida en la
red, recae sobre el Administrador de Sistemas de Información,
aunque la destrucción total de datos almacenados electrónicamente
no puede ser garantizada.
Información almacenada en papel
Una vez que la IP almacenada deje de ser necesaria, el Administrador
de la Oficina designará al menos una vez al año
un período para la destrucción mediante desfibradora
de papel de aquellos documentos que la contengan.
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